如今許多公司舉辦的晚會活動都會外包給
專業的晚會策劃公司承辦，但是作為晚會活動的主辦方，自己也要需要懂一些在晚會活動上的注意事項，主要包括：晚會活動的場地選擇，活動場地的餐飲情況，以及相關物料的詳細報價單等。
如果晚會活動的餐飲部分想交給相關的餐飲外包公司代辦，那么你可以咨詢一下活動的場地方，讓他們作一些推薦，這些地方通常都會有一些經過精挑細選的合作伙伴。你也可以咨詢承辦活動的晚會策劃公司，他們在這方面的資源也會比你了解的多。了解情況后，當這些酒宴服務公司在該場地舉辦其他活動時，你可以過去看一看，和當班工作人員聊一聊，看看有什么可取的地方，有什么不合適的地方。如果場地沒有作推薦，你可以咨詢一下那些聲譽良好的租賃公司、花店以及其他高檔活動場所，了解一下誰經常給他們提供餐飲服務。你會經常聽到一些耳熟能詳的名字。
你一定要和晚會策劃公司一起考察一下。場地布局合理嗎？能否容納下所有的客人？烹飪用的平底鍋或者上菜用的盤子適合放在現有的地方嗎？是否還需要額外提供設備？是否需要準備一個備用發電機？他們是否需要一個烹飪食品和準備食物的專用帳篷?如果需要的話，可能得向有關方面申請。他們有售酒許可證嗎？或者是否你應當給他們提供一個這樣的許可證?你是否需要為他們租借餐桌、餐椅以及其他的物品？他們應當提供什么，而你又應當提供什么？即使其中很多的事情晚會策劃公司都會解決，但是，你最好也需要知道這是怎么回事？
你一定要確保收到書面的報價，其中包括菜單、數量、價格、稅、小費、運輸 費用、現場員工數量、規定的工作時間以及他們應該提供一些什么服務等等細 節。酒宴服務公司的應當負責什么工作？他們是否該協助準備食物？或者從事服務員及餐館小工的工作？或者負責上菜，給自助餐的餐臺更換食物、淸理餐桌以及負責盤子的清洗衛作？確定他們到達的時間，同時還應當確定食物的準備地點。他們是否應該在食物完全準備好后才將其端到活動場地，還是在現場準備食物?你是否應該替他們安排停車和卸貨？員工的著裝是否得體？他們的經驗是否豐富？
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